Er wordt met eieren, bakstenen en vuurwerk gegooid, politici worden bedreigd en voorstanders van opvang wordt de mond gesnoerd door hun inbreng simpelweg te overschreeuwen. Regelmatig lezen we in het nieuws hoe een inspraakavond over de opvang van vluchtelingen volledig uit de hand loopt. Toch gaat het ook op veel plaatsen goed. Welke lessen hebben we inmiddels geleerd?
Wie: Marcel Boogers
Wat: Hoogleraar Innovatie en Regionaal Bestuur
Waar: Universiteit Twente
Hoe moeten gemeenten inspraak over opvang organiseren?
'Ga met kleine groepjes om tafel, in plaats van dat je een zaal hebt met soms honderden mensen waarmee je de facto een demonstratie in huis haalt. En geef vooraf heel precies aan wie wanneer waarover gaat. Daar bestaat vaak veel onduidelijkheid over: heeft bijvoorbeeld het COA iets opgelegd, of heeft de gemeente zich zelf gemeld bij het COA?'
Hoe moeten gemeenten omgaan met eisen van het COA?
'Het COA heeft niet zoveel te eisen. Gemeenten kunnen altijd 'ja' of 'nee' zeggen tegen opvang. Daarnaast hebben ze altijd invloed over hóe ze mensen willen opvangen.'
Heb je concrete communicatietips voor gemeenten?
'Probeer tijdig zoveel mogelijk mensen met een belang te betrekken. Kijk daarbij ook naar social media: daar wordt veel onjuiste informatie uitgewisseld. Meng je daarin, anders sta je meteen op achterstand. En nodig tegenstanders uit op gesprek. Sommige gemeenten doen dat, andere sturen de politie er op af! Dat werkt averechts.'
Is het beperken van inspraak een goed idee om gedoe te voorkomen?
'Nee, maar je moet je wel afvragen waar je het over gaat hebben: óf er opvang komt, of hóe het er komt. Daar moet je heel eerlijk in zijn. En dus niet eerst een besluit nemen en dan pas mensen uitnodigen om er over te praten.'
Geef vooraf heel precies aan wie wanneer waarover gaat: heeft het COA iets opgelegd of heeft de gemeente zich gemeld
Maken gemeenten nog steeds dezelfde fouten?
'Er wordt geleerd, maar ik vraag me af of ervaringen voldoende worden uitgewisseld en of gemeenten door VNG en BZK voldoende worden ondersteund. Ik vraag me soms af of er ook echt draaiboeken klaarliggen.'
Wat als je het goed organiseert, maar er duiken ineens relschoppers op?
'Ik denk niet dat dat gebeurt als je het goed gedaan hebt. En áls het toch gebeurt, dan heb je crisismanagement nodig. Waarschijnlijk moet je dan even een half jaar niks doen om daarna weer verder te kunnen.'
Wie: Annelies de Jonge
Wat: Wethouder, o.a. Asiel- en Vluchtelingenzaken
Waar: Zutphen
Wat doet Zutphen aan opvang van asielzoekers?
'Vorig jaar hadden we twee keer crisisopvang voor 130 mensen, in april start een noodopvang voor 400 asielzoekers en in juli openen we een AZC voor 759 mensen.'
Welke lessen hebben jullie geleerd bij de besluitvorming?
'We hadden eerder en beter moeten communiceren met omwonenden. Toen het COA met hun vraag voor een AZC kwam zeiden we ja, stelden we een akkoord op en ondertussen liepen er al bouwvakkers op het door het COA aangekochte terrein. Omwonenden wisten van niets. Zij voelden zich overvallen. Wij verloren logischerwijs hun vertrouwen.'
Het belang van het COA ligt in de eerste plaats bij de asielzoekers, de omgeving staat voor hen op plek twee. En dat is nu juist onze eerste verantwoordelijkheid als gemeente
Hoe is dat vertrouwen hersteld?
'Een actiegroep stelde voorwaarden op die we zoveel mogelijk direct overnamen. Er kwam een omwonendenoverleg en we spraken af dat er een gezamenlijke risicoanalyse zou worden opgesteld. We organiseerden laagdrempelige gesprekken -dus niet op een podium in een zaal gaan zenden- en spraken af dat de omwonendengroep toeziet op de uitvoering van de maatregelen uit het bestuursakkoord. Gezamenlijk werd bepaald hoe het terrein en de omgeving ingericht moesten worden. En we gaven ruiterlijk toe dat we fout zaten. Nu werken we met één aanspreekpunt: ik in dit geval. De omgeving hoort nu altijd als eerste wat er gebeurt.'
Hoe is jullie omgang met het COA?
'We waren naïef en vertrouwden teveel op hen. We dachten: zij weten wel hoe dit moet. Maar het belang van het COA ligt in de eerste plaats bij de asielzoekers, de omgeving staat voor hen op plek twee. En dat is nu juist onze eerste verantwoordelijkheid als gemeente.'
Waren er nog andere communicatielessen?
'Ja, om wilde verhalen te voorkomen moet je al meteen een vraag-antwoordlijst hebben. Die hadden wij niet. En zorg dat je je argumenten goed op orde hebt. Vanuit welke waarde wil je vluchtelingen opvangen? "Het bestemmingsplan laat het toe" is geen goed argument. Er voor vluchtelingen willen zijn wél.'
Welke tips zou je collega-bestuurders willen geven?
'Er is weinig onderlinge kennisoverdracht. Dat zou minister Plasterk misschien moeten organiseren. Communicatiedraaiboeken zouden daarbij behulpzaam zijn.'
Beleidsadvies VNG
De Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft een speciaal Ondersteuningsteam Asielzoekers en Vergunninghouders (OTAV) ingesteld waar gemeenten terecht kunnen voor handreikingen, praktijkvoorbeelden en veelgestelde vragen. Het OTAV is bereikbaar via otav@vng.nl of 070-3738398. Op http://bit.ly/1TnmcR5 is uitgebreide informatie te vinden van en over het team.
Hieronder een greep uit de 36 praktische communicatietips die DoeDemocratie.nu in opdracht van het OTAV heeft opgesteld over het in dialoog gaan met bewoners over asielzoekers:
- Wees uitnodigend: maak duidelijk dat je zorgen wilt horen en belangen vertegenwoordigd wilt zien;
- Organiseer voorafgaand aan de dialoog coaching voor betrokken bestuurders/ambtenaren;
- Maak een uitgebreide Q&A;
- Organiseer aparte bijeenkomsten voor aparte doelgroepen;
- Wees in de uitnodiging expliciet waar het wel en niet over gaat; informeren, ideeën ophalen, randvoorwaarden stellen, etc.
-
De bijeenkomst:
- Bij informeren: inloop en statafels
- Bij samenwerking organiseren: creatieve werkvormen
- Krachtenveldanalyse: veel kleine bijeenkomsten op locatie
- Dialoog met belanghebbenden: klein, besloten en veel ruimte voor gesprek
- Bedenk voorin het proces welke ruimte er is om het besluit van de gemeente te beïnvloeden en geef dit helder aan bij belanghebbenden;
- Wees transparant over motivatie om asielzoekers op te vangen: bijvoorbeeld: maatschappelijke verantwoordelijkheid of economische motieven (leegstand, groei gemeenteomvang);
- Doorloop met deelnemende ambtenaren het veiligheidsprotocol van de locatie;
- Heb een zichtbare verzamelplaats voor vragen die niet direct beantwoord kunnen worden.
Voor de volledige lijst, zie: handreiking_bewonersbijeenkomsten_asiel_1.pdf
Stappenplan
Naast deze communicatietips heeft de VNG ook een stappenplan opgesteld voor opvang. Veel eerdergenoemde communicatie-elementen komen hierin terug. Per fase wordt hierover geadviseerd (Fase 1: moet de gemeente meewerken aan opvang? Fase 2: er ligt een concreet verzoek van het COA. Fase 3: De vluchtelingen komen. Fase 4: Vluchtelingen vertrekken/verwachtingen managen). Het volledige stappenplan: stappenplan_communicatie_bij_crisis_en_noodopvang_vluchteling.pdf.
Afbeelding: Hollandse Hoogte